Centraliser et digitaliser la gestion des achats
Focus référence · Data
Déploiement d'un nouveau Système d'Information Achats
Phyleas Consulting a accompagné un acteur majeur du marché du Luxe dans la conduite du changement et le déploiement à échelle européenne de leur nouvelle solution Source-to-Pay : Coupa.
Le déploiement d'un Système d'Information Achats (S2P) est un projet stratégique, mobilisant de nombreux métiers et nécessitant une réorganisation en profondeur des processus. Pour garantir l'adhésion des utilisateurs et maximiser la création de valeur, il est essentiel d'accompagner chaque étape du changement : cadrage des besoins, communication, formation, et support opérationnel.
Grâce à une démarche structurée et collaborative, nous avons permis à notre client de professionaliser sa fonction achats, d'optimiser la gestion des dépenses et de renforcer la performance de la relation fournisseurs.
Mission
Une transformation stratégique à l'échelle internationale
Dans le cadre d'une transformation stratégique à l'échelle internationale, notre client – un acteur majeur du secteur du luxe – a lancé le déploiement de la solution Coupa, un Système d'Information Achats (S2P) de référence, afin de professionnaliser et centraliser sa fonction achats.
Après un premier déploiement réussi en région APAC, le projet s'est poursuivi en France puis à l'échelle européenne, avec pour objectif d'harmoniser les pratiques, de digitaliser la gestion, le suivi et l'analyse des dépenses, et d'intégrer pleinement les enjeux de performance, de maîtrise des risques et de durabilité (ESG).
Notre cabinet a accompagné le client sur l'ensemble du périmètre européen, dans la continuité de cette démarche globale.
Avant ce projet, l'organisation ne disposait pas de système achats centralisé : les processus étaient principalement manuels, la visibilité sur les dépenses limitée, et la gestion des relations fournisseurs peu structurée.
Accompagnement & objectifs
Soutenir l'adoption et maximiser la création de valeur
Notre intervention a été guidée par une double ambition : soutenir l'adoption de Coupa à l'échelle européenne et maximiser la création de valeur autour de la nouvelle fonction Achats.
La méthode employée :
- 01
Cadrer & cartographier
Adapter la solution aux contextes locaux et garantir l'adhésion des équipes via la conception et l'exécution de scénarios de test en phases d'UAT
- 02
Définir la politique Achats
Intégrer le sourcing, la gestion des relations fournisseurs, la négociation contractuelle et la gestion du risque
- 03
Conduire le changement
Formations, ateliers participatifs, réseau d'ambassadeurs et communication dédiée auprès des équipes
- 04
Automatiser & harmoniser
Fiabiliser les données, renforcer la conformité et offrir une visibilité consolidée sur les dépenses
Les objectifs poursuivis :
Coordonner la communication du projet
Garantir la prise en compte de tous les besoins métiers dans l'implémentation de l'outil
Renforcer les relations fournisseurs
Faire monter en compétences les équipes et ancrer durablement les nouveaux usages
Résultats
Des bénéfices durables pour la fonction Achats
Visibilité accrue sur les dépenses et reporting consolidé à l'échelle européenne, permettant un pilotage optimisé des achats
Optimisation du panel fournisseurs : contractualisation plus structurée, gestion proactive du risque et amélioration de la relation avec les partenaires
Mise en place d'une équipe et interlocuteurs privilégiés entre les métiers et les utilisateurs, favorisant l'adhésion et la montée en compétences des équipes
Rédaction et diffusion de communications régulières tout au long du projet, pour accompagner et mobiliser l'ensemble des parties prenantes
Création d'un site internet dédié par pays avec manuels de procédures et supports de formation adaptés aux profils de chaque utilisateur
Organisation de sessions de formation à distance et en présentiel, adaptées aux profils de chaque utilisateur
« Phyleas a su mobiliser les équipes locales et coordonner les filiales européennes avec rigueur et pragmatisme. Leur double expertise Achats et conduite du changement a été déterminante dans la réussite du déploiement. »
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